Tip pro podnikatele: Naučte se zorganizovat práci díky technikám time managementu 

jak si rozvrhnout pracovní úkoly time management pro podnikatele

Řídit maloobchod je fuška. Každý den musíte uspokojit potřeby zákazníků, jednat s dodavateli a řešit vratky, marketing nebo nemocné zaměstnance. I když dobře víte, že nikdy nic nejde podle plánu, alespoň rámcově byste plánovat měli. Každý den. Nejen kvůli dalšímu rozvoji vaší firmy, ale hlavně kvůli efektivnímu využití každé minuty vaší pracovní doby. Vyzkoušejte některou z těchto technik time managementu a začněte konečně pracovat efektivně. 

Denní seznam úkolů 

Nenoste všechny úkoly v hlavě. Papír a tužka, případně mobilní aplikace, odlehčí nejen naší mozkové kapacitě, ale pohlídá za nás i důležité termíny, pracovní schůzky nebo rutinní úkoly.

 Jak si správně rozvrhnout čas? 

  • pořiďte si diář, plánovač, Google kalendář nebo online to-do list 
  • na konci své pracovní doby si naplánujte a zapište úkoly na následující den 
  • netvořte nekonečně dlouhý seznam – už dopředu se snažte odhadnout, kolik času vám jednotlivé úkoly zaberou

Techniky time managementu  

Rozdělit úkoly podle jejich důležitosti, nenechat se během jejich plnění vyrušovat pípajícím mobilem a nemuset řešit opakované dotazy podřízených typu „Šéfe, kde máme…?“ je bez tréninku téměř nemožné. 

Naučte se proto alespoň jednu techniku time managementu a ulehčete práci všem: 

ABCDE 

  • Metoda ABCDE vám pomůže s prioritizací nejen každodenních úkolů, ale třeba i dlouhodobějších projektů. 
  • Priorita A: nejdůležitější úkol, přes který nejede vlak. Pokud ho nesplníte, zaděláte si na velké problémy. Když se takových úkolů sejde víc, rozdělte si je na A-1, A-2, A-3… Začněte u A-1 a nikdy nezačínejte s A-2, dokud A-1 nesplníte. 
  • Priorita B: tyhle úkoly byste měli udělat, ale následky jejich nesplnění nebudou tak fatální. Třeba chcete kontaktovat nového dodavatele, ale když to nestihnete, zítra je taky den. 
  • Priorita C: Zvolněte. Céčkové úkoly byste udělat mohli, ale když to nevyjde, nestane se vůbec nic. Spustíte si reklamu na Facebooku dneska, nebo až zítra? Ve výsledku je to jedno. 
  • Priorita D: D jako delegovat. Tyhle úkoly předejte dál a vraťte se ke svému A-1. 
  • Priorita E: Eliminujte. Všechny nesmyslné úkoly, které nic nepřináší a jenom zabírají čas. Jste zvyklí do každého balíčku z e-hopu přidávat slevový kupon, který ale využívá minimum zákazníků? Škrtnout!

Paretovo pravidlo 

  • Označuje se taky jako pravidlo 80/20, protože tvrdí, že 80 % veškerého úsilí nám přinese jen 20 % zisku. Myslete na to, až budete prioritizovat své úkoly – označení A by měly mít hlavně takové, které vám přinesou nejvíc peněz do kasičky.  

4D 

  • Technika 4D slouží k rychlému roztřídění úkolů, které vyřešíte buď hned, později, nebo nikdy. 
  • Do: dělejte jako první úkoly, které zvládnete rychle. Ve zbývajícím čase se pak už můžete plně soustředit na náročnější, „áčkové“, kousky. 
  • Defer: odložte, co nehoří. Ale nezapomeňte se k tomu vrátit dřív, než to začne doutnat. 
  • Delegate: delegujte úkoly. Je jasné, že všemu rozumíte nejlépe, ale využijte svůj čas pro úkoly, které zaměstnancům fakt svěřit nemůžete. 
  • Delete: Smažte neefektivní úkoly. Není čas ztrácet čas. 

Eisenhowerův princip 

  • Prioritizovat můžete i podle návodu bývalého prezidenta USA D. D. Eisenhowera – svůj princip postavil na důležitosti a naléhavosti úkolů. 
  • Důležitý a naléhavý, nebo taky A-1. Vyřešte okamžitě. 
  • Důležitý, ale nenaléhavý. Paralelní s písmenem B. 
  • Nedůležitý, ale naléhavý. Vracíme s k A. Úkol musíte vyřešit hned – třeba sehnat záskok za nemocnou prodavačku. 
  • Nedůležitý a nenaléhavý. Hop k písmenu E. Omezte své žrouty času. 

 POSEC 

Tuto strategii si představte jako pyramidu rozdělenou do pěti pater. 

  • P: Priority patří na vrchol pyramidy – do nejvyššího, ale zároveň do nejmenšího patra ve špici. I vašich pracovních priorit by tedy mělo být jen pár, aby se tam vešly. 
  • O: Organizujte si život tak, abyste mohli realizovat své priority. Bez podpory nejbližších, dostatku peněz nebo vhodnosti místa a času svého podnikání se na vrchol nikdy nedostanete. 
  • S: Streamline neboli usměrnění každodenních rutinních činností, které chtě nechtě musíte udělat. Patří sem třeba pořízení fakturačního programu místo zdlouhavého vypisování faktur ručně. 
  • E: Ekonomie neboli šetření času. Vyhněte se nadbytečným pochůzkám po úřadech, obědům s dodavateli nebo osobní přítomností v prodejně. Zahrňte je do diáře až tehdy, kdy budete mít splněné úkoly P, O a S. 
  • C: Contribute neboli přispění. Na konci dne, kdy dáte zadost svým prioritám, zabezpečíte rodinu, odkroutíte si rutinní činnosti i trochu společenského života, můžete věnovat energii na pomoc ostatním. Zajděte na dobročinný večírek, finančně přispějte do sbírky na pomoc opuštěným kočičkám, nabídněte firemní prostory k uspořádání setkání místní dobrovolnické organizace. Ale až teď, ne dřív. 

Pomodoro 

  • Tuto techniku můžete využít při práci na konkrétním úkolu 
  • Jde o kombinaci soustředěné práce a krátkých, ale častých přestávek. 
  • Nastavte si kuchyňskou minutku nebo mobil na tyto cykly: 
  • 25 min (práce na úkolu) – 3-5 minut (přestávka) – 25 minut – 3-5 minut – 25 minut – 3-5 minut – 25 minut 
  • Po čtvrtém odbimbání 25 minut (po necelých 2 hodinách od začátku práce) si udělejte větší pauzu na 15-30 minut. 
  • Tento systém opakujte, dokud nemáte hotovo. 

3 chyby při tvorbě seznamu úkolů

Diář máte nachystaný, aspoň jednu techniku pro lepší time management vybranou a odhodlání začít pracovat efektivněji z vás přímo tryská. Gratulujeme! Abyste ale sami sebe nepodváděli, vyhněte se ještě těmto slepým uličkám: 

  • Neurčujte si priority podle své konkurence 

Jasně. Držet krok s konkurencí chce asi každý. ALE! Třeba máte jiné cíle, trochu odlišné zákazníky, nižší budget na účtu, méně zaměstnanců… Držte se raději svého byznys plánu a zdravého rozumu, ať už se u konkurence děje cokoli zajímavého. 

  • Neříkejte „Ano“ na všechno 

Vzpomeňte si na POSEC. Nejdřív práce, potom zábava a pomoc společnosti. Model ABCDE, 4D nebo Eisenhowerův princip zase jasně říkají, že blbiny a nedůležité věci se z programu škrtají. Myslete na to před svým dalším Ano na jakoukoli žádost od druhých. Váš den prostě není nafukovací. 

  • Neupřednostňujte snadné úkoly 

Víme, že by vás ani nenapadlo označit za úkol důležitosti A-1 třeba pobyt ve vířivce. Na druhou stranu, člověk je tvor pohodlný. Snadné úkoly proto buď rovnou delegujte nebo je nechte na seznamu „až někdy bude čas“.  

Pracovat 16 hodin denně neznamená, že toho spoustu uděláte. Člověk s dobře organizovaným stylem práce mnohdy zvládne za 8 hodin to samé, co jeho kolega za 3 dny. Neplýtvejte svými silami a věnujte každý den trochu času plánování svých podnikatelských aktivit – takto investovaný čas se vám brzy mnohonásobně vrátí.