Rozhodnutí, které posune vaše podnikání. Co a proč má smysl outsourcovat?

jak na úspěšný byznys jak snížit náklady jak zvýšit efektivitu podnikání jak zvýšít efektivitu svého podniku outsourcing outsourcing pro podnikatele

„Nestíhám…“ Pokud bude podnikatel po nocích dělat účetnictví, hledat v zákonících a do toho ještě předělávat web, potom opravdu stíhat nebude. Den prostě není nafukovací, proto se vyplatí některé pracovní činnosti „přehodit“ na externího dodavatele. Outsourcování vám ušetří čas, peníze, práci a také spoustu starostí.

Především menší podnikatelé se i v současné době občas brání outsourcování služeb, protože to stále vnímají jako zbytečné „vyhazování“ peněz. Všechno se přeci nakonec zvládne udělat ve firmě nějak svépomoci.

Na druhou stranu. Nad prací, kterou běžně neděláte a musíte se všechno postupně naučit, strávíte hromadu času a výsledek většinou také není úplně ideální. 

Pokud svěříte podpůrné činnosti podnikání do rukou specializované firmy, můžete se spolehnout, že dosáhnete mnohem lepšího poměru mezi cenou a výkonem. Důvod je prostý. Odborníci se svému oboru věnují každý den. Proto za 20 minut zvládnou udělat práci, se kterou se laik trápí klidně i několik hodin. Kromě toho se na řešení zakázky může podílet i celý tým sestavený z různě zaměřených specialistů.

6 hlavních výhod outsourcingu

Každá firma si musí sama zhodnotit, nakolik se vyplatí některé služby outsourcovat. Pokud nad tímto krokem také přemýšlíte, rozhodně vemte v potaz tyto výhody: 

  1. Dostatek času na hlavní část podnikání. Konečně už vás nebudou zdržovat okrajové činnosti podnikání. Celou pracovní dobu se budete moct na plno věnovat úkolům, které firmě přinesou větši ziskovost a vám radost do života. 
  2. Flexibilní reakce na nové požadavky. Situace se v dnešním světě často mění doslova z hodiny na hodinu. Pomocí outsourcingu se může firma pružně přizpůsobit rostoucí i klesající poptávce. Stačí se domluvit s externím dodavatelem. 
  3. Přístup k expertním řešením. Restaurace, kadeřnictví i malý obchůdek dostane za rozumné peníze možnost využít rozsáhlé moderní know-how, které výrazně zlepší konkurenceschopnost. Když budete mít na pár hodin měsíčně v zádech zkušený tým odborníků na konkrétní oblast (třeba na marketing), dostanete se o pořádný kus před své rivaly. 
  4. Zlepšení efektivity. Když se ohlédneme do historie, každá dělba práce přinesla lidstvu větší efektivitu. Pokud se někdo dlouhodobě věnuje konkrétnímu problému, umí ho zkrátka vyřešit mnohem rychleji a lépe. Proto se vyplatí přenechat odborné záležitosti firmě, která se na konkrétní oblast specializuje.
  5. Snížení nákladů. Díky outsourcingu obvykle ušetříte hned na několika frontách. Nemusíte řešit provozní náklady za kancelář ani kupovat vybavení pro dalšího zaměstnance. Kromě toho ke stlačení nákladů na minimum pomáhá i větší efektivita na straně externího dodavatele. 
  6. Stabilita provozu a konec personálních starostí. S outsourcingem nemusíte řešit fluktuaci zaměstnanců, drahé školení ani neschopenky, které se vždycky nahromadí v nejméně vhodnou dobu. Externí dodavatel se postará, aby byla práce hotová podle smluvních podmínek. 

Co se vyplatí outsourcovat?

Opět záleží hlavně na potřebách konkrétního podniku. Přesto můžeme vyjmenovat několik oblastí, které se ve firmách z mnoha důvodů outsourcují nejčastěji. Patří mezi ně:

  • Účetnictví. Když nechcete řešit kontroly z úřadů, obraťte se na zkušeného účetního, který má dokonalý přehled o všech aktuálních povinnostech. Může se starat o zpracovávání mezd, archivaci dokumentů i o daně. Podle studie od společnosti Trivi využívá outsourcing účetnictví zhruba 65 % podnikatelů s obratem od 1 do 30 milionů korun.
  • Administrativa. V posledních letech se hodně menších podnikatelů a živnostníků spoléhá na pomoc virtuálních asistentek, které se na dálku dokáží postarat o celou řadu úkolů. Od vyhledávání informací přes navolávání schůzek a vedení vašeho kalendáře až po zveřejňování příspěvků na sociálních sítích.
  • Zákaznická podpora. „Jak vám můžeme pomoci?“ Možná si ještě vzpomínáte na otravnou televizní reklamu, která všem názorně ukázala, že na kvalitní péči o zákazníka skutečně záleží. Je to ale mimořádně náročná práce, proto se většině firem vyplatí svěřit zákaznický servis do rukou specializované společnosti.
  • IT podpora. Mzda IT specialisty se v Praze běžně pohybuje v rozmezí od 100 do 150 tisíc korun měsíčně. Není proto žádné překvapení, že menší firmy si vlastního IT zaměstnance nemohou dovolit. Jenže IT technologie dneska už potřebujete téměř ve všech oborech. Z toho důvodu firmy stále častěji využívají služby externích „ajťáků“.
  • Marketing. Kdo nedělá marketing, toho dneska zákazníci (na internetu) nenajdou. Většina malých a středních firem ale nemá dostatek financí na provoz celého oddělení, které by se staralo o nastavování PPC reklam, rozesílání newsletterů, vedení sociálních sítí a provozování věrnostního programu. Proto se určitě vyplatí tuhle disciplínu outsourcovat.
  • Logistika. Dříve outsourcovaly logistiku především e-shopy a další společnosti, které potřebovaly převážet zboží. Kvůli pandemii covidu-19 ale razantně stoupla poptávka i po rozvozu potravin. Pro restaurace, pizzerie i bagetárny je výhodnější si domluvit rozvoz u externí společnosti, než investovat do vozového parku a řidičů.

Outsourcing na vzestupu

Přestože se outsourcing v Česku pořádně rozšířil až po revoluci, ve světě to není žádná novinka. Původní myšlenka pochází už od Adama Smithe, významného ekonoma 18. století. Reálně už využíval outsourcing i Henry Ford, který údajně v roce 1923 dokonce pronesl: „Pokud nějakou věc nedokážeme udělat efektivněji, levněji nebo lépe než konkurence, nemá smysl ji dělat dál – měli bychom si najmout toho, kdo ji dělá lépe než my.“

O skutečně masivní rozšíření outsourcingu se ale postarala až společnost Kodak v roce 1989. Právě kvůli tomu se v souvislosti s outsourcingem mluví o éře „před Kodakem“ a „po Kodaku“.

Od té doby zájem o přenesení podpůrných činností na externího dodavatele neustále roste. Tento trend bude podle všeho pokračovat i do budoucna. A není se čemu divit, protože outsourcingem můžete ušetřit klidně i 30 až 50 % nákladů.