Přestaňte se bát účetnictví. Tipy a triky, jak hravě splnit všechny povinnosti

Pokud chcete úspěšně podnikat, musíte mít přehled o financích. Kolik jste vydělali? Kolik vás stály nákupy? Kolik máte platit na daních? Právě oblast účetnictví a daní se stává pro mnoho menších (a začínajících) podnikatelů strašákem. Přitom i tahle vaše povinnost vůči státu může být celkem v pohodě a kromě toho vám bude přinášet také důležité informace. Stačí se trochu zorientovat a volit správná řešení.

Povinnost vedení účetnictví vám udává zákon č. 563/1991 Sb. 

Kdo podniká jako právnická osoba (společnost s ručením omezeným, akciová společnost atd.), musí vést „skutečné“ účetnictví vždycky. Pokud jste fyzická osoba, můžete si minimálně ze začátku vybrat ze 4 možností:

1. Paušální daň. Každý měsíc zaplatíte dohromady jednou platbou zálohu na daň, důchodové i zdravotní pojištění. Pro úřad povinně evidujete pouze své příjmy.
2. Evidence příjmů a pohledávek. Máte povinnost evidovat přijaté platby. Výdaje potom odečtete na základě příslušného paušálu.
3. Daňová evidence. Zaznamenáváte kromě příjmů i skutečné výdaje.
4. Účetnictví (dříve podvojné účetnictví). Administrativně nejnáročnější varianta, ve které musíte dělat i výkaz zisku a ztrát (tzv. výsledovku), účetní rozvahu a další náležitosti.

Pro mnoho podnikatelů je nejvýhodnější evidence příjmů a pohledávek (uplatnění výdajových paušálů), protože můžete v daňovém přiznání využívat odpočty a zvýhodnění, čímž si snížíte daňový základ. A zároveň vás nebude okrádat o čas náročné papírování.

Předtím než se „upíšete“ ke konkrétnímu účetnictví se vám ale vyplatí zohlednit i stanovisko bank. Obvykle vám nabídnou různě výhodné podmínky úvěrů, půjček a dalších produktů v závislosti na vámi zvoleném účetnictví. 

Jak si ušetřit práci s účetnictvím? Od Excelu až po pokladní systém

Dříve hodně menších podnikatelů spoléhalo na „všemocný“ Excel, ve kterém měli šablonu faktur a s trochou snahy v něm zvládli vést i daňovou evidenci.

Dneska už máte k dispozici moderní nástroje jako Fakturoid, iDoklad a Pohodu, které vám ušetří spoustu práce i starostí. Mezi oblíbené funkce patří:

• automatické doplnění fakturačních údajů na základě IČ,
• propojení s bankovním účtem, takže vám bude systém hlídat (ne)zaplacené faktury a upomínat neplatiče,
• přidání QR kódu na fakturu pro rychlé zaplacení přes mobilní telefon,
• zpracování podkladů pro daňové přiznání,
• a další.

TIP: Účetní softwary už toho umí opravdu hodně, ale přesto se vám 100% vyplatí i občasná spolupráce s externím účetním, který ještě všechno za pár hodin zkoukne. Oblast účetnictví a daní má totiž různé předpisy a výjimky, které se navíc průběžně mění. 

Další užitečné možnosti vám přinese i moderní pokladní systém.

S pokladním systémem získáte přehled o tržbách i skladech

„Tak to máme 2krát svíčkovou, řízek s bramborovým salátem a 3 pivečka k tomu.“ Obsluha to pohodlně namačká do mobilního číšníka přímo u stolu, odešle a objednávka se během pár sekund vytiskne v kuchyni. Pořízením pokladního systému ušetříte vašemu personálu spoustu zbytečných kroků, takže budou mít více času na zákazníky.

A vám zase moderní pokladní systém pomůže s účetnictvím i přehledem o firmě. Při každé platbě se vám automaticky provede evidence tržeb. Nemusíte tedy už nic přepisovat. Pokladní software kromě toho umí i odečítat suroviny ze skladů, takže budete přesně vědět, co vám dochází. Potom není problém zvednout telefon a v pravý čas všechno u dodavatelů zamluvit.

Dokonalý přehled o skladu vám pomůže také s odhalením nečestných zaměstnanců, protože uvidíte, jestli vám některé suroviny nemizí ze skladu podezřele rychle. A jak už asi správně tušíte, pokladní systém oceníte i při inventuře, kterou hravě zvládnete s tabletem v ruce.

Měsíční reporty vám ukážou silná i slabá místa podnikání

Pokud v podnikání vsázíte pouze na intuici, kráčíte po tenkém ledě. Není náhoda, že se už desítky let říká: „Co neměříte, to neřídíte.“ 

Moderní pokladní systém vám posbírá data z provozu, která vám spolehlivě ukážou, jak se vašemu podnikání doopravdy (ne)daří. Díky tomu budete mít vždycky dokonalý přehled o situaci a navíc získáte také možnost snadno porovnávat, co se změnilo od minulého období.

Z přehledně zobrazených informací se dozvíte:

• kolik jste za dané období měli zákazníků,
• který produkt/služba vám nejvíce vydělal(a),
• jaká byla vaše tržba (za den, týden, měsíc, rok atd.),
• a další hodnotné podněty.

Pravidelné (měsíční) reporty vám tak odhalí silná i slabá místa vašeho podnikání. Dozvíte se, kde máte prostor ke zlepšení, a kde naopak všechno klape na 100 %. Zároveň vás dopředu upozorní, že se pomalu blížíte k limitu pro povinnou registraci k DPH.

Externí účetní se vám bohatě vyplatí

Před kontrolou z finančního úřadu žádná výmluva neobstojí. Jako podnikatelé zodpovídáte za chyby ve vašem účetnictví. Pokud nechcete mít zbytečné pletky se zákonem (a platit pokuty), navažte (externí) spolupráci s odborným účetním. 

Právě externí vedení účetnictví má celou řadu výhod:

• o vaše účetnictví se postará spolehlivý člověk s odbornými znalostmi a praktickými zkušenostmi,

• zaplatíte pouze za odvedenou práci (= nemusíte mít zaměstnance na plný/poloviční úvazek),
• na základě plné moci vás může externí účetní zastupovat na úřadech,
• menší pravděpodobnost, že bude v účetnictví chyba,
• externí účetní většinou přebírá zodpovědnost za správnost úkonů a služeb.

A kde sehnat externího účetního? Ideálně na doporučení, ale stačí se i rozhlédnout po internetu. Kupříkladu UOL účetnictví má pobočky po celé České republice.

Naučte se základy účetnictví a buďte v obraze 

Když chcete být v podnikání úspěšní, musíte mít přehled o mnoha oborech. Proto se vám vyplatí aspoň trochu vzdělat i v oblasti účetnictví.

Užitečné vědomosti o účetnictví načerpáte z knih:

• Abeceda účetnictví pro podnikatele 2021,
• Zákon o účetnictví s komentářem 2022,
• Účetnictví pro úplné začátečníky 2022,
• a dalších.

Kromě toho máte v současné době i celou řadu možností, jak se (zadarmo) vzdělávat online. Namátkou na YouTube kanálech SetekCollege.cz, Orange Academy, UOL účetnictví a mnoha dalších.