Méně práce, více peněz. Máme pro vás 26 nástrojů, které ulehčí vaše podnikání

digitální nástroje pro podnikatele jak jednoduše rozplánovat směny zaměstnancům jak si usnadnit fakturaci jak si usnadnit podnikání plánování směn SaltPay Storyous

Nechcete už ztrácet čas s administrativou a dalšími rutinními činnostmi? Využívejte moderní nástroje, které vám ušetří hromadu peněz, času a energie. Když budete v práci efektivní, budete mít více volného času na sebe i na rodinu. V článku se zaměříme  na několik užitečných „pomocníků“, kteří vám ulehčí vaše podnikání.

Fakturace a účetnictví skoro bez práce

Známe to asi téměř všichni. Otevřete si šablonu v Excelu a řádek po řádku přepisujete údaje, abyste mohli zákazníkovi konečně poslat fakturu za odvedenou práci. Po několika minutách máte hotovo, ale za čtyři hodiny vám klient píše, že máte ve faktuře chybu.

Pokud nemáte rádi papírování, zkuste některý z fakturačních systémů. Umí toho fakt hodně, takže vám ušetří spoustu práce i nervů. 

Většina z nich vám umožní vystavit fakturu doslova za pár sekund. Nemusíte se trápit s dohledáváním fakturačních údajů, protože systém si načte data automaticky na základě IČ. Další šikovnou vychytávkou je napojení fakturačního nástroje na váš účet v bance. Díky tomu vám bude systém spolehlivě hlídat platby a upomínat neplatiče. Přehledné statistiky vám zase krásně ukážou, co vám vydělává a za co utrácíte. U klientů je oblíbená i možnost rychlého zaplacení faktury pomocí QR kódu.

Potom už stačí předat veškeré podklady vaší účetní a máte hotovo. Případně si můžete nechat systémem automaticky zpracovat i daňové přiznání.

A jaký fakturační systém vybrat? Rozhodně můžeme doporučit:

Podobně jako každé podnikání, tak i každý fakturační systém má drobné odlišnosti. Musíte tak zkusit na vlastní kůži, který nástroj bude pro váš byznys ideální.

Elektronickou smlouvu vám zákazník podepíše i z dovolené

Pandemie covidu-19 všem ukázala, že musíte být připraveni uzavírat smlouvy i bez osobního kontaktu. Situace se sice v mnoha ohledech postupně vrací do „normálu“, ale proč tahat zákazníky do obchodu, když to není potřeba? 

Z hlediska českého práva není v uzavírání smluv na dálku žádný problém. Můžete to tak dělat už poměrně dlouhou dobu. Stačí u toho plnit všechny právní náležitosti. Právě s dodržením předpisů vám pomohou speciální aplikace jako:

Opět platí, že každá aplikace má své výhody i nevýhody, trochu odlišné funkce i vzhled rozhraní. Signi vám například umožní jednoduše, rychle a bezpečně vytvořit a uzavřít smlouvu přímo v mobilu pomocí elektronického podpisu. Kromě toho máte k dispozici přehled stavu dokumentů v reálném čase a spoustu dalších užitečných funkcí.

Ulehčete si plánování směn vašich zaměstnanců

„Kdo všechno bude v pondělí na prodejně? Nejede náhodou Helena už na tu dovolenou?“ Není dobré si nic nalhávat. Bez pořádného nástroje je občas těžké všechno správně zkoordinovat a udržet si dokonalý přehled o personálu na směnách.

V současné době už  naštěstí máte plánovací nástroje, které umí skvěle pracovat s dovolenými, nečekanou pracovní neschopností i návštěvami lékařů. Všechno budete mít hezky, přehledně a on-line, takže se můžete kdykoliv a kdekoliv jednoduše přesvědčit o aktuálním stavu. A pokud vám někdo ze směny z nějakého důvodu náhodou vypadne, aplikace vám ukáže, kdo ze zaměstnanců (anebo brigádníků) je v konkrétní dobu připraven zaskočit. 

A jaké plánovací aplikace doporučujeme? 

Kdybychom měli vyzdvihnout aspoň 2 věci, pak je to u Schedulina možnost sledovat mzdové náklady v kontextu reálných potřeb. Plánovač od Směny.cz zase ocení menší společnosti, protože mohou plánovat směny až pro 5 zaměstnanců úplně zadarmo.

Pokladní systém s možností bezhotovostní platby vám zvedne tržby

Doba se postupně mění, a kdo se nepřizpůsobí, dobrovolně se obírá o peníze. Dneska už hodně lidí zkrátka nechce dlouze postávat u pokladny a lovit drobáky z peněženky. Kromě toho u sebe většinou ani nenosí větší množství peněz v hotovosti. Podle dat z roku 2021 už 82 % českých zákazníků upřednostňuje bezkontaktní platbu. Přibližně čtvrtina lidí dokonce během pandemie nevybírala žádnou hotovost. 

Pomocí moderních platebních terminálů také jednoduše splníte veškeré zákonné požadavky (včetně EET) a navíc si ušetříte i spoustu běhání po obchodě. Pokud budete ve vašem květinářství zákazníkovi radit se sadbou, můžete ihned na místě vybrané rostliny jednoduše naúčtovat a nechat zaplatit. Dávno už není nutné běhat k pokladně, a pak se zase vracet k rozdělané práci v provozu.

Mezi nejoblíbenější pokladní systémy jednoznačně patří:

Výhodou pokladního systému Storyous jsou i další užitečné funkce, které vám ulehčí podnikání. Patří mezi ně evidence skladových zásob, věrnostní programy a přehledné statistiky. 

CRM systém vám přinese lepší přehled o firmě i spokojené zákazníky

Stálé klienty byste si měli hýčkat. Stará obchodnická pravda totiž říká, že udržet si současného zákazníka je až 10krát levnější, než získat nového.

Právě CRM systém (Customer relationship management) vám pomůže navázat a udržet dobré vztahy s vašimi zákazníky. Díky CRM systému se totiž vždycky snadno a rychle zorientujete ve všech požadavcích, objednávkách, termínech, ve zpětné vazbě a dalších důležitých informacích, které vám ulehčí budování zdravých obchodních vztahů.

Najednou budete mít dokonalý přehled o zákaznících, ale i o procesech ve firmě. To znamená, že používáním vhodného CRM systému zásadním způsobem ovlivníte ziskovost celého vašeho podnikání.

Na trhu se nachází poměrně dost různých CRM systémů. Pro menší firmy se rozhodně vyplatí zvážit:

Český CRM systém Caflou vám navíc umožní i sledování ekonomické výkonnosti týmu. V praxi to znamená, že se dozvíte, kudy vám ve firmě tečou peníze. Kromě toho můžete s Caflou spoustu věcí zautomatizovat, takže vám tento nástroj ušetří skutečně hodně času i práce. 

Další nástroje, které vám usnadní podnikání

V současné době už není důvod, abyste se se vším „trápili po staru“. Máte štěstí, že žijete v moderním světě, ve kterém neustále vznikají nové aplikace a systémy, které podnikatelům uleví od mnoha povinností. Některou práci zefektivní, další za vás dokonce převezmou úplně.

Přestože jsme se v článku rozepsali už celkem o 20 nástrojích, několik skvělých nám jich ještě zůstalo v rukávu, proto je na závěr zmíníme aspoň ve stručnosti.

Rezervaci do penzionů, restaurací, kadeřnictví, masážních salónů a dalších provozoven za vás odbaví nástroje jako Reservio a reenio.

Pokud hledáte nástroj, který vám pomůže s naskladňováním, rozhodně zkuste ChocoApp.

S budováním databáze kontaktům a následným rozesíláním hromadných e-mailů vám zase skvěle pomůže MailChimp, Ecomail anebo GetResponse.

Dneska už máte nástroje téměř na všechno. Stačí chvilku hledat a do budoucna si ušetříte spoustu práce i starostí. Tak se držte hesla úspěšného podnikatele Tomáše Bati: „Lidem myšlení, strojům dřinu.“